1. De klantvraag niet direct beschrijven

Zet de belangrijkste verwachting van de klant in de eerste alinea en besteedt er vervolgens de hele tweede en soms ook derde alinea aan.

2. Veel over uzelf schrijven

Een offerte wordt als maatwerkofferte ervaren als hij over de situatie bij de klant gaat. Houd als vuistregel aan, dat u in offertes tweemaal zo vaak het woord "u' gebruikt als het woord "wij". Dan komt het zeker goed.

3. Clichézinnen gebruiken

In sommige offertes wemelt het ervan. Zo staat in een heleboel offertes nog steeds als slotzin: "Vertrouwende u hiermede van dienst te zijn geweest, verblijven wij". Deze zin is al zeker 40 jaar ouderwets. Het ergste is dat deze zin ook nog de interactiviteit blokkeert.

4 Excuuswoorden schrijven

Hiermee vraagt u alvast excuus voor het niet nakomen van beloftes.
Voorbeelden: "binnenkort; zo spoedig mogelijk; proberen; hopen; zou willen; m'n best doen". Wees concreet en zeg: uiterlijk woensdag; binnen twee dagen

5. In ontkenningen schrijven

Verkopers ontkennen vaak de punten die zijzelf negatief vinden en bereiken daarmee juist dat de klant er aandacht voor krijgt en dezelfde negatieve houding overneemt.
Voorbeelden: Niet schrikken; ik wil niet tegenspreken; u moet niet denken dat....; laten we het niet over zaken hebben.

6. Generalisaties in offertes

Iemand die generaliseert is bang dat de ander hem niet gelooft en wil met een generalisatie het verhaal sterker maken en bereikt daarmee precies het tegenovergestelde.
Voorbeelden van generalisaties zijn: "altijd'; alles; iedereen; nergens; niemand; overal; nooit". Voorbeelden van nuanceringen zijn: "doorgaans; in de meeste gevallen; veel mensen; vrijwel niemand". Nuanceringen komen aanmerkelijk (of altijd?) geloofwaardiger over.

7. Langdradig schrijven

• Lange zinnen
  De norm is gemiddeld 15 woord per zin in zakelijke offertes. Dit stuk tekst heeft slechts 8,4 woorden per zin. Dit is simpel te tellen door bij uw spellingcontrole onder "opties" de leesbaarheidsstatistieken aan te vinken.
• Lange woorden
  In de hiervoor genoemde statistieken staat het aantal tekens per woord. Geeft u als norm 6 tekens. Komt u daarboven, concentreert u zich dan eens op simpeler woorden. Ondanks woorden als "leesbaarheidsstatistieken" bevat dit stuk 5,4 tekens per woord
• Tangconstructies
  Dit zijn tussen komma's geplaatste tussenzinnen in een zin. Ze maken uw tekst onnodig ingewikkeld. Met een beetje oefenen, ontdekt u deze bijzinnen en maakt er een aparte zin van. In veel gevallen is verwijderen nog beter.

Kijk hier voor de eendaagse training "Klantgericht offertes schrijven"